Wie zwijgt, stemt toe?

Omgaan met stille weerstand tijdens een vergadering

‘Wil iemand hierop reageren?’ En dan die dodelijk stilte. Hoe komt dat eigenlijk? Er is weerstand, maar waartegen en waarom? In deze blog laat ik je zien hoe je deze stille weerstand boven tafel kan krijgen en er constructief mee om kan gaan. Aan het eind laat ik een werkvorm zien die je meteen kan gebruiken om dergelijke weerstand te minimaliseren. 

 

Zelfs bij optimale besluitvorming in je organisatie (daarover een andere keer) zijn er altijd mensen die het er niet mee eens zijn. Dat stralen ze non-verbaal uit met draaiende ogen, door zuchtend onderuit te zakken of met opgetrokken wenkbrauwen cynische blikken uit te wisselen met hun beste maatje.

 

Bijna erger is het nog als er helemaal geen reactie komt. Tijdens je teamvergadering blijft het stil. Uitnodigende vragen – ‘wat vinden jullie ervan?’ – vallen dood in stilzwijgen. En misschien hebben ze wel gelijk, er valt ook niet zoveel meer over te zeggen. Besluit is besluit.

 

Dit kan van alles zijn. Van een nieuw logo tot de samenvoeging van twee teams, van een inhoudelijke beleidswijziging tot een nieuwe reclamecampagne.

 

Dus je gaat over naar het volgende agendapunt, op hoop van zegen.

 

Maar je weet natuurlijk best dat weerstand door ettert. Na de moeizame bijeenkomst komen de tongen heus wel los. Tegenstanders gaan op zoek naar medestanders en in het slechtste geval krijgen ze ook de neutralere collega’s mee in hun negatieve houding. Indien mogelijk zullen mensen het besluit aan hun laars lappen. Dat kan zo kinderachtig zijn als gewoon nog het visitekaartje met het oude logo uitdelen of per ongeluk expres een brief versturen hoewel die volgens de nieuwe afspraken nog langs iemand anders moest.

 

Weerstand tegen besluitvorming van bovenaf kan voor een team heel prettig zijn. Een gezamenlijke vijand geeft verbinding en een lekker gevoel van superioriteit: ‘hoe kunnen ze nou zo stom zijn’ (eye roll).

 

Je rol als teamleider
Als leidinggevende zul je het gevoel hebben heel hard te moeten werken om de weerstand te bestrijden. Je draagt allerlei argumenten aan, terwijl je eigenlijk niet precies weet waar de weerstand zit. Misschien probeer je het goede voorbeeld te geven door overenthousiast te zijn, op het pijnlijke af. Maar de hele tijd heb je het gevoel dat je tegen een muur aanloopt. Om uiteindelijk gewoon op je strepen te moeten staan om te zorgen dat het besluit gevolgd wordt. Wat een dodelijk vermoeiende situatie.

 

Hoe kun je deze stille weerstand nu boven tafel krijgen en wat kun je eraan doen?

  • Het is essentieel om het besluit in een teamvergadering te adresseren. Zo voorkom je dat informatie in een informele setting onjuist of onvolledig een eigen leven gaat leiden.
  • Beschrijf het proces dat tot het besluit heeft geleid. In dat proces zijn uiteraard allerlei tegenargumenten aan bod gekomen. Dat maakt die tegenargumenten legitiem en bespreekbaar, waardoor het niet meer nodig is ze buiten gehoorsafstand van leidinggevenden op verontwaardigde fluistertoon met elkaar door te nemen.
  • Het is essentieel om zelf eerlijk te blijven. Noem eventuele twijfels die je zelf hebt bij het besluit. Meld ook met wie je die twijfels hebt besproken en hoe die zijn meegenomen.
  • Wees er vervolgens duidelijk in dat het besluit nu is genomen en dat daar verder niet aan valt te tornen. Voor iedereen geldt: pick your battles. Bespreek of het de moeite waard is er energie in te steken door bijvoorbeeld nogmaals tegenargumenten aan te dragen. Er zijn uiteraard gevallen waarin dat zo is.

 

Stille weerstand boven tafel krijgen
‘Wat vinden jullie ervan’ is niet helemaal de vraag waarmee je hoort wat ze ervan vinden. Waarschijnlijk hoor je van degene die altijd al zijn mond opentrekt, wat die ervan vindt. Met een beetje geluk is er iemand die het wel met het besluit eens is en dat ook durft te melden.

 

Je mening geven in een vergadering vinden veel mensen onprettig. Waarom?

  • omdat ze het eng vinden in een groep het woord te nemen,
  • of omdat ze het lastig vinden om onder woorden te brengen wat ze ‘ervan vinden’,
  • of omdat de ervaring heeft geleerd dat er verder weinig tot niets gebeurt met wat er tijdens een vergadering naar voren komt, of erger: dat het tegen ze gebruikt wordt.

 

Onthoud: als mensen niets zeggen, betekent dat nietdat ze

  1. het ermee eens zijn, of
  2. het ermee oneens zijn, of
  3. dat ze er niks van vinden.

 

Het betekent alleen maar dat ze in die context hun mond houden.

 

Samenwerking
Dus creëer omstandigheden waarin mensen het wel prettig vinden om hun mening te geven. Eén mogelijkheid is om het team in groepen van ongeveer vier personen op te delen. Per groep krijgen ze een vraag. Bijvoorbeeld: wat zijn de nadelen van dit besluit? Op welke manier krijg je in jouw werk met dit besluit te maken? Welke redenen worden voor dit besluit gegeven en met welke daarvan zijn jullie het eens of oneens en waarom?

 

Daarna presenteren de groepen hun vraag en de antwoorden uit hun groep aan elkaar en kunnen andere groepen reageren. Afhankelijk van de beschikbare tijd en het belang kun je ook elke groep dezelfde vragen laten beantwoorden.

 

Een groot voordeel van deze methode is dat het mogelijk is eventuele nadelen of bezwaren te benoemen zonder dat mensen zelf per se kenbaar moeten maken wat ze er zelf van vinden. Bovendien ontstaat er in kleiner verband vaak al een uitwisseling van argumenten. Daardoor ontstaat minder snel een situatie waarin medewerkers als blok tegenover jou als leidinggevende staan. Er is ruimte voor nuance en verschil van mening.

 

Communicatie

Een dergelijke interactieve aanpak levert je op diverse punten winst:

Voor jou:

  • je ontvangt een schat aan informatie over ‘wat ze ervan vinden’ waar je als leidinggevende mee aan de slag kan;
  • je hoeft zelf niet zo hard te ‘trekken’ tijdens een overleg;
  • je leert (nog) beter waar de sterke punten van de medewerkers zitten aan kennis en expertise
  • je hebt concrete input om het gesprek met andere afdelingen aan te gaan.

 

Voor je team:

  • een levendige sfeer tijdens je vergadering waarin iedere medewerker mee kan doen;
  • iedereen wordt ingezet en heeft de kans kennis of mening naar voren te brengen;
  • het team zelf komt tot een genuanceerdere kijk op de zaak doordat diverse standpunten aan de orde komen.

 

Voor de organisatie:

  • de kennis, ideeën en expertise van medewerkers wordt toegankelijker.

 

Op deze manier die akelige stilte doorbreken en ombuigen in een constructieve bijeenkomst betekent vooral dat een cultuur van open communicatie en willen leren van elkaar in praktijk wordt gebracht.

0 antwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *