Drie randvoorwaarden voor communicatie die lekker loopt

De op een-na-ergste vraag tijdens een sollicitatiegesprek vind ik: waar wil je over vijf jaar zijn? Omdat ik nog in de fase zit van ‘wat wil ik later worden als ik groot ben’, heb ik geen vlot antwoord op die vraag en voel ik me dom en weinig ambitieus. Dat ben ik allebei niet (ik zou zeggen: integendeel).

Dus waarom vind ik die vraag zo erg? Omdat ‘ie niet voldoet aan de volgende drie basale voorwaarden voor goede communicatie. Wil je graag dat een gesprek mislukt, heb ik ook een paar anti-tips voor je.

1. Gelijkwaardigheid
Communicatie gaat stromen als je gelijkwaardige gesprekspartners bent, wat niet hetzelfde is als gelijk. Gewoon, omdat je elkaar als mens respecteert en je de ander ziet als iemand die jou iets te brengen heeft. In een sfeer van onderlinge waardering loopt het gesprek meteen een stuk soepeler.

De anti-tip hier is om alleen maar zwijgend een aantekening te maken in reactie op een antwoord. Dat is geen gesprek, dat is een examen.

Ook als er verschil is in hiërarchie kun je gelijkwaardig zijn. Dat vraagt wel inspanning van beide partijen. Van degene met een hogere functie dat ‘ie ruimte geeft, geruststelt en aanmoedigt, van degene in een lagere positie dat ‘ie zich volwassen en autonoom durft op te stellen.

2. Vertrouwen
Ik vind de vraag waar ik over vijf jaar wil zijn heel persoonlijk. Het raakt aan onzekerheden over wat ik kan en aan persoonlijke omstandigheden. Voordat ik daar iets over durf te zeggen, is er voldoende vertrouwen nodig. Ik moet weten dat mijn antwoord veilig is bij je. Maar ook dat het zoeken naar een antwoord, twijfelen, herformuleren, herstellen of zelfs helemaal geen antwoord allemaal oké is.

Anti-tip: halverwege afbreken en zeggen: ‘nou, het is wel handig als je een béétje weet waar je naar toe wilt’. Yeah right.

Als dat vertrouwen er niet is, heeft het gesprek eigenlijk geen zin. Want stel dat ik met een mooi gepolijst antwoord kom, dan is dat omdat ik denk dat mijn gesprekspartner dat wil horen. Daar heb je toch niets aan? Ook als ik niet uit mijn woorden kom omdat ik me niet prettig voel, krijg je niet de informatie die je wilt. Dat brengt me bij de derde voorwaarde.

3. Gedeeld doel
Waarom praat je eigenlijk met elkaar? Als je niet hetzelfde doel hebt met het gesprek, verstoort dat een soepele communicatie omdat je allebei naar iets anders toewerkt. Bij een sollicitatiegesprek is dat wel heel duidelijk: de sollicitant heeft het doel om de baan te krijgen en de sollicitatiecommissie wil vooral beoordelen of de kandidaat geschikt is. Ook bij vergaderingen leveren verschillende doelen vooral stroefheid op: de leidinggevende wil een sfeer van collegialiteit creëren, collega A is er alleen maar omdat het moet, collega B wil zijn successen delen en collega C wil zo snel mogelijk een besluit zodat zij verder kan.

Dus wat zit je daar dan te doen met elkaar? Je gooit elkaar stukjes informatie toe, die de ander al dan niet kan gebruiken bij het doel. En dan maar hopen dat het werkt.

De anti-tip is hier om het vooral nog harder te proberen. Het effect daarvan is dat je alleen maar nog pijnlijker langs elkaar heen praat.

Dit is een hele lastige om op te lossen tijdens het gesprek zelf. Je moet namelijk schakelen tussen de inhoud van het gesprek en de manier waarop. Maar stel dat het lukt, dan is het wel een mooie opening van ineens een gesprek op een ander niveau. Dat kan een stuk frustratie wegnemen en dat lucht ontzettend op. Tegelijk creëer je daarmee vertrouwen en gelijkwaardigheid.

Nog beter is natuurlijk, helemaal in een formele setting, vooraf een gezamenlijk doel te formuleren. Zelfs bij een sollicitatie zou dat ontspanning kunnen geven: “we zijn hier om samen met jou te onderzoeken of je een geschikte kandidaat bent, of je past in de organisatie en in het team. Een goede match is fantastisch, maar als je hier niet op je plek zit, is dat voor beide partijen niet prettig. Dus laten we dat samen bekijken.” Ik zou dat prettig vinden; er ontstaat een gezamenlijk doel waar je je allebei voor inzet.

Een goed gesprek
Valt je iets op? De drie voorwaarden zijn goed samen te vatten met ‘gewoon een goed gesprek’. Respectvol, eerlijk, in vertrouwen, met waardering en interesse. Zo moeilijk is het niet om professioneel te communiceren. Of toch?
Deze drie voorwaarden gelden voor alle vormen van communicatie. Face to face of op afstand, één op één of in groepen. Informeel of langs hiërarchische lijnen. Met een specifieke groep of aan algemeen publiek.

Leg de drie voorwaarden maar eens naast diverse communicatiemomenten en kijk of het verklaart waarom het soepel liep of juist niet.

ps. oh ja, de allerergste vraag die ik tijdens een sollicitatiegesprek ooit kreeg: ‘Kook je uit je hoofd of uit een kookboek?’ Ik voelde een diepe woede om die vraag. Hoe dúrfde ‘ie conclusies te trekken over mijn professionele capaciteiten op basis van hoe ik me in de keuken gedraag?

Die vraag valt bij nader inzien eigenlijk wel mee. In andere situaties praat ik graag over koken en eten. Maar omdat in dit gesprek vertrouwen, gelijkwaardigheid en een gedeeld doel ontbraken, hoop ik sindsdien alleen maar om degene nog ’s met een van mijn kookboeken op zijn hoofd te timmeren. Dat was vast niet de gewenste uitkomst van dat gesprek.

0 antwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *